Metodología de las 5S: Cómo optimizar sus espacios de trabajo para lograr una mayor productividad

by Jim Simpson, Manager, Systems Engineering, Rackspace Technology

A man in front of his laptop raising his hands to celebrate a clean working space

 

Ahondé por primera vez en el mundo de la metodología de las cinco S (5S) en 2018 cuando tuve que crear un curso de capacitación interna sobre esta metodología para nuestra organización de infraestructura de centros de datos globales. La investigación de este curso me remitió a nuestro centro de datos en Chicago para ver y aprender de aquellos que ya usaban la metodología de las 5S en sus ambientes de trabajo diarios.

Pasamos al 2020 y al inicio de la pandemia. Muchos de nosotros tuvimos que adoptar la modalidad de trabajar de manera remota desde nuestros propios espacios, nuestros hogares. Pero al hacerlo, surgió un problema: muchos de nosotros no teníamos el espacio necesario para asegurarnos de ser productivos. Por ejemplo, muchos no tenían un lugar alejado de los niños, los vecinos o, incluso, de los compañeros de departamento, es decir, las cuestiones propias de la vida del hogar y de la comunidad.

Rápidamente me di cuenta de que el trabajo había llegado a los espacios de nuestras casas y que así continuaría siendo en el futuro próximo. Por lo tanto, lo primero que necesitaba era estar seguro de tener un área en la que me sintiera productivo mientras trabajaba y, al mismo tiempo, evitar identificar ese espacio necesariamente como "la oficina".

También quería reimaginar mi espacio de trabajo y mi proceso para que, cuando regresara a la oficina o comenzara a trabajar con un modelo de trabajo híbrido, pudiera implementarlo de forma rápida y sin problemas en casa y en mi espacio de trabajo dentro de la sede de Rackspace Technology®, "The Castle".

Seré sincero, mi espacio de trabajo antes de la pandemia era muy parecido al de todo el mundo, un lugar repleto de pequeñas chucherías o baratijas diseminadas por todo el escritorio. Tenía un poco de todo, pegatinas, dibujos de mi hija y demás, pero no quería ese desorden en mi espacio de trabajo en casa, donde mi estética es bastante minimalista.

Me pregunté, ¿cómo puedo ser más productivo y hacer que mi ambiente sea funcional? Inmediatamente, recurrí a las 5S. La metodología de las 5S comprende cinco pasos: Clasificación, Orden, Limpieza, Estandarización y Disciplina (en inglés, Sort, Set in Order, Shine, Standardize, and Sustain). Revisé en detalle cada paso y comencé a crear el espacio de trabajo perfecto que incorporé en mi hogar y en The Castle.

5S: Methodology - Sort, Set in Order, Shine, Standardize, and Sustain

 

Clasificación

Comencé por organizar todo el desorden. Deshacerme de algunas cosas fue difícil porque estaban vinculadas con lindos recuerdos. Les tomé una foto mientras las limpiaba y, hoy en día, guardo esas fotos en una carpeta digital donde siempre puedo volver a conectarme con esos recuerdos. También busqué o detecté formas de deshacerme de otras cosas que no eran importantes. El primer paso para clasificar todo es deshacerse de las cosas viejas y ver realmente lo que queda. En mi caso, ahora tenía un escritorio despejado y limpio con espacio. Esto me permitió colocar cosas en el escritorio que sin duda necesitaba sin ese desorden. Así es cómo puede realizar el paso de clasificación:

  • Revise todo lo que haya en su espacio de trabajo y en sus alrededores.
  • Organice las cosas que necesita a diario para trabajar de manera más eficiente.
  • Considere eliminar cualquier desorden poco práctico.

 

Orden

El segundo paso es ordenar y poner todo en su lugar. Por ejemplo, coloque la estación de conexión, la computadora portátil, los monitores y otros elementos útiles, como su cesto de residuos, donde deben estar. También es un excelente momento para asegurarse de tener el cableado correcto para sus monitores, su conexión Ethernet y las demás tecnologías. Yo, incluso, decidí arreglar todo el cableado, por ejemplo, enlacé los cables de manera correcta para saber cuál corresponde a cada elemento.

  • Guarde en su espacio de trabajo solo las cosas que usa a diario.
  • Considere la posibilidad de crear un sistema de gestión de cables. 
  • Diseñe su escritorio en función de su forma de trabajar (es decir, si es zurdo o dónde prefiere guardar un bloc de notas y un bolígrafo)

 

Limpieza

Vaciar un escritorio es la mejor manera de poder limpiar lo que necesita limpieza porque se acumula mucho polvo. Limpie sus monitores, el teclado y los cables. No tiene que ser necesariamente un obsesivo de la limpieza, pero tenga siempre a mano una toalla de microfibra para limpiar el lugar donde trabaja a diario. Recomiendo implementar una rutina diaria de limpieza del escritorio, por ejemplo:

  • Limpie todo al final del día.
  • Retire la basura del cesto de residuos al final de cada turno de trabajo.
  • Trate de no comer ni consumir refrigerios en su escritorio.

 

Estandarización

Cuando volví a la oficina con un cronograma de trabajo híbrido, recreé el espacio de trabajo de mi hogar para tener exactamente el mismo espacio en la oficina. Todo es completamente igual, desde mi lámpara, los monitores, la estación de conexión para la computadora portátil, el soporte para teléfonos celulares y el área de carga hasta la posición del mouse y el teclado. De este modo, trasladarse de un lado al otro no representa un gran problema, lo único que tiene que llevar es la computadora portátil, y todo lo demás será igual.

  • Organice todos tus espacios de trabajo de forma idónea. 
  • Vuelva a poner todo en su lugar antes de finalizar por el día.
  • Elimine todo lo que no sea parte de las tareas diarias.

 

Disciplina

El último paso es la autodisciplina. Siempre busco formas de que la organización sea aún más eficiente. Por ejemplo, ¿necesito alguna forma en particular de ver los datos en mis pantallas? Si es así, debería organizar las ventanas de la pantalla para optimizar la forma en que navega entre ellas. Tener mi ambiente ordenado me ayuda también a ser ordenado porque, en mi mente, si hay desorden en todas partes, tiendo a ser desordenado. Esta es una excelente manera de practicar la autodisciplina: tener un ambiente pulcro, o al menos un ambiente estructurado, dondequiera que trabaje.

  • Comprométase con una rutina.
  • Busque continuamente formas de mejorar.
  • Cree una estructura sostenible para su espacio de trabajo.

En definitiva, hay un sinfín de formas en las que podría organizar su estación de trabajo, pero yo intenté buscar la menor cantidad de pasos que se adaptaran a mis necesidades.

Implementar la metodología de las 5S en mi espacio de trabajo me ha permitido seguir desarrollándome en otras áreas de mi vida. Por ejemplo, puedo escribir en mi diario sin tener que mover todo lo que está en el escritorio para hacer un poco de espacio para escribir. También he trabajado en otros pequeños proyectos, como el desarrollo de una placa Raspberry Pi. Ahora, al fin de cuentas, tengo espacio para todas las cosas que guardo.

La práctica de la metodología de las 5S también ha hecho que me sienta cómodo cuando alguien se acerca a mi escritorio, ya que ahora hay espacio para que traiga su computadora portátil. Puedo decir que abrió por completo las líneas de colaboración.

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