Cinco problemas comunes en el proceso de elaboración de cotizaciones y cómo resolverlos con CPQ

By rhawthorn -

Además de consumir tiempo y causar frustración tanto a su personal como a sus clientes, los problemas en el proceso de la elaboración de cotizaciones de su empresa pueden perjudicar considerablemente sus resultados financieros. En un mundo ideal, este proceso entre la solicitud de una cotización por parte de un cliente a su empresa y el tiempo que tarda en entregarse debería fluir sin complicaciones. 

Los problemas en su proceso de elaboración de cotizaciones —desde errores en los precios hasta la tardanza para obtener aprobaciones— pueden evitar que su equipo satisfaga las expectativas de sus clientes y, al mismo tiempo, afecta la moral de su personal. 

En nuestra experiencia ayudando a las empresas a mejorar su sistema completo de ventas (quote-to-cash), hemos visto estos obstáculos innumerables veces. En nuestra consolidada área de CPQ en RelationEdge, hemos sido capaces de ayudar a orientar a las empresas a implementar las herramientas y los procesos adecuados para abordar estas deficiencias y evitar que se repitan.Una de las mejores herramientas en las que puede invertir para resolver esto es la aplicación Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote [Configurar, fijar precios, cotizar]). Este software actúa como una guía para su proceso de ventas, ayudando a su equipo a proporcionar precios exactos rápidamente en una gran diversidad de situaciones. Facilita su proceso de cotización desde la primera interacción con el cliente hasta los cálculos finales, y eso no es todo, gracias a la revisión simplificada y las capacidades de seguimiento.

A continuación, presentamos cinco de los problemas más comunes que hemos visto, además de algunas soluciones; asimismo, echamos un vistazo a cómo CPQ puede ayudar a mitigar estos problemas.

1. Información desactualizada

Mantener actualizada la información de su empresa puede ser difícil, especialmente, si se encuentra en plena restructuración o debe dar seguimiento a muchos sistemas en toda la empresa. 

Si usa planillas de cálculo y documentos para administrar sus términos y condiciones, listas de precios y otra información importante, existe una gran probabilidad de que estén circulando versiones anteriores de estos documentos y que los miembros del equipo y los clientes los estén usando.  

Salesforce y otras aplicaciones vinculadas basadas en la nube, como CPQ, pueden ayudar a centralizar y mantener los datos; asimismo, CPQ actuará como el punto universal de acceso a los datos de su empresa. Esto garantiza que todos los integrantes del equipo tengan acceso a la información y a los documentos más actualizados.

2. Errores de precio (y otros errores)

Uno de los principales efectos secundarios de tener datos descentralizados en múltiples sistemas son los errores: discrepancias en los precios, errores al ingresar datos y otras equivocaciones que hacen que su proceso de elaboración de cotizaciones parezca más un obstáculo que una herramienta para captar nuevos clientes.

Los problemas comunes pueden derivar de errores humanos, como olvidar actualizar un campo de información (como el nuevo nombre de la empresa), lo cual causa confusión para el cliente, o errores de juicio, como no percatarse de que un cliente es elegible para el envío gratuito en un pedido específico.

Estos errores pueden dar como resultado cobrar de más o de menos a los clientes, presentar información incorrecta o dedicar más tiempo en volver a elaborar una cotización extensa. En última instancia, los errores en las cotizaciones hacen que su equipo y su empresa parezcan inconexos o peor aún, poco profesionales. 

Si bien quizá no sea posible eliminar los errores por completo, usted puede tomar medidas para que estos ocurran con menos frecuencia, lo cual lo ayudará a alcanzar sus objetivos y a mantener contentos a sus clientes.

3. Proceso de revisión prolongado

¿Está cansado del ir y venir de correos electrónicos o de jugar al gato y al ratón por teléfono para que aprueben sus cotizaciones? No es el único: obtener las revisiones y aprobaciones necesarias es una de las deficiencias más frecuentes identificadas en el proceso de elaboración de cotizaciones. Esto es especialmente cierto para las empresas que aún dependen de las comunicaciones por correo electrónico.

Salesforce CPQ le permite generar documentos, rastrear cambios e integrar revisiones en el sistema de cotizaciones, a fin de optimizar el proceso de revisión y facilitar su seguimiento. Esto permite que su equipo y sus clientes obtengan la información y las modificaciones que necesitan de manera oportuna.

4. Ventas adicionales perdidas 

Mientras sus representantes de ventas están ocupados dando seguimiento a aprobaciones o corrigiendo errores de cotizaciones equivocadas, pierden tiempo que podrían utilizar para aprovechar al máximo el impacto de sus ventas. Cuando los representantes de ventas deben ocuparse de demasiadas labores o se les exige que dediquen demasiado tiempo a realizar tareas manuales, pierden oportunidades de hacer ventas adicionales a su base actual de clientes. 

Salesforce CPQ ayuda a administrar tareas repetitivas y elimina algunos de los procesos manuales, y, así, libera tiempo para que los vendedores se enfoquen en buscar las oportunidades ideales para hacer ventas adicionales o cruzadas a los clientes actuales. Asimismo, CPQ administra sus cotizaciones y contratos en un sistema centralizado, lo que es útil para destacar aún más las compatibilidades y oportunidades de ventas adicionales durante el proceso de generar una cotización.

5. Descuentos excesivos

Ofrecer descuentos puede ser una manera eficaz de motivar y recompensar a los clientes que usan sus productos, ya sea por unidad o en paquete. Sin embargo, al otorgar generosas rebajas o descuentos incorrectos, sus ganancias se ven afectadas.

Los descuentos excesivos son una práctica común cuando el equipo de ventas no cuenta con un sistema automatizado para realizar cálculos con base en el perfil del cliente o cuando no hay reglas claras sobre los topes de los descuentos.

Utilizar CPQ para establecer límites en su política de descuentos y para requerir distintos grados de aprobación para los mismos ayuda a garantizar que sus clientes puedan obtener un precio justo, al mismo tiempo que su empresa sigue obteniendo ganancias.

Renovemos su proceso de elaboración de cotizaciones

¿Está listo para afinar su proceso de elaboración de cotizaciones con CPQ? Como especialistas certificados en CPQ, los integrantes del equipo de RelationEdge están capacitados para ayudarlo a entender los problemas comunes en este aspecto y a aprovechar al máximo su plataforma de Salesforce. Asociarse con un experto en implementación como RelationEdge es la mejor manera de garantizar que el proceso fluya sin problemas y de aumentar su adopción en toda la empresa.

Hemos colaborado con una amplia gama de clientes con diversas configuraciones y necesidades. Esto significa que contamos con una vasta biblioteca de soluciones que podemos aplicar prácticamente a cualquier problema relacionado con su proceso de cotización. Comuníquese con nosotros hoy mismo para obtener más información.