Seis obstáculos comunes al implementar el software CPQ y cómo superarlos

By rhawthorn -

El equipo de ventas de su empresa está creciendo y su contabilidad así lo demuestra. Son buenas noticias por todas partes, ¿cierto? Sin embargo, con un crecimiento significativo viene una mayor complejidad, y si su proceso de CPQ (configuración, determinación de precio y cotización) no está creciendo con usted, los puntos débiles se harán evidentes más temprano que tarde. 

La configuración manual de una cotización para cada cliente dejará a su equipo de ventas agotado y en desventaja. Puede ser difícil (o francamente imposible) escalar su proceso de cotización sin la ayuda de un software automatizado. 

Afortunadamente, hay soluciones de CPQ como Salesforce CPQ & Billing diseñadas específicamente para este propósito.

Salesforce CPQ agiliza sus procesos y su ciclo de cotización a efectivo: el tiempo entre que un cliente solicita una cotización a su empresa y el momento en que el cliente le paga. El software CPQ permite integración con otros sistemas internos para que el cliente siempre reciba la cotización más completa y precisa posible. 

Si bien este software puede facilitar el trabajo de sus vendedores, la implementación de una nueva solución tecnológica puede ser intimidante si no se aborda con un plan. Como socio consultor Platinum de Salesforce, hemos trabajado con numerosas empresas ayudándolas a implementar el software CPQ. Conocemos de primera mano los obstáculos que surgen con frecuencia y cómo abordarlos. 

A continuación, presentamos nuestros consejos para superar algunos de los desafíos más comunes durante la implementación de CPQ:

1. Uso de datos incorrectos

El problema: Los datos dentro de su sistema CPQ deben ser actuales, precisos y verificables. De lo contrario, las propuestas que entregue a los clientes podrían incluir precios inflados o tiempos de entrega inexactos. Esto es así, ya sea que elabore propuestas manuales o automatice su proceso de CPQ.

Imagine que lanza una promoción de fin de año para un producto. Sin actualizar su solución CPQ para tomar en cuenta los nuevos precios, su equipo de ventas puede entregar inadvertidamente propuestas a los clientes que no incluyan los ahorros que ha estado prometiendo. ¡Decepcionará a su cliente!

La solución: Cuando implemente su software CPQ, establezca un proceso claro para conservar los datos con precisión y responsabilice a los propietarios de los datos de mantener su información actualizada. Por ejemplo, puede decidir que los gerentes de producto serán quienes actualizarán los detalles del producto cada vez que se lance una nueva generación, y el equipo de marketing o ventas puede ser responsable de mantener actualizado el sistema con los precios de promoción. 

2. Problemas de integración

El problema: Si no integra su solución CPQ con otro software esencial, corre el riesgo de que se utilicen datos incompletos o desactualizados en diferentes sistemas. Esto puede crear todo tipo de problemas, desde clientes que reciben contratos engañosos hasta comunicar a las partes interesadas datos inexactos sobre clientes.

La solución: Cuando elija implementar el software CPQ, considere cómo se comunicarán entre sí sus sistemas de datos. Para comenzar, su sistema CPQ debe integrarse con su sistema CRM (gestión de la relación con el cliente). También puede necesitar comunicarse con el software de gestión de datos de su producto, sistema de gestión de contratos o de otro tipo. 

Elija una solución CPQ que ofrezca integración personalizada o integración inmediata. Si está trabajando con un socio de implementación, describa todas las plataformas importantes con las que su sistema de CPQ deberá comunicarse al comienzo de su proyecto. Puede ser costoso y llevar mucho tiempo tratar de solucionar un problema de integración de datos después de ocurrido: prepárese para el éxito desde el principio. 

3. Abarcar demasiado

El problema:Los grandes cambios en su proceso de CPQ pueden ser abrumadores para su equipo. Pasar de trabajar con un sistema de hoja de cálculo o llenar plantillas manualmente a depender del software CPQ integrado cambiará su flujo de trabajo diario. Los usuarios pueden tener dificultades con la transición, lo que resulta en errores de su parte o resistencia general al uso del software. Aplicar todo el proceso de una sola vez podría terminar siendo un error costoso que afecte la adopción a largo plazo del producto. 

La solución: Considere usar el enfoque gatear-caminar-correr para implementar sus nuevas prácticas de CPQ en varios pasos. Al igual que una empresa puede cambiar la funcionalidad de su sitio web en el transcurso de varios meses, usted puede implementar la funcionalidad de su nuevo software CPQ por partes. Comience con las herramientas que son fáciles de usar y que beneficiarán a la mayoría de los empleados; introducir esto primero ayudará a la divulgación de comentarios positivos entre su equipo y alentará a otros miembros respecto de los próximos cambios.

4. No aprovechar plenamente los beneficios de su software

El problema: Si su sistema de CPQ hace que sea difícil personalizar una cotización con un servicio o producto adicional, o si no es fácil para su equipo recordar que debe verificar las promociones actuales y las nuevas líneas de productos, es probable que usted esté poniéndole trabas a su equipo y dejando ingresos sobre la mesa. Algunas empresas no aprovechan todos los beneficios de su solución CPQ, incluyendo la capacidad del software de recordarle a su equipo los nuevos productos o promociones. 

Sin recordatorios, es posible que deba regresar al sistema para ajustar los precios porque su equipo de ventas olvidó incluir, por ejemplo, un complemento necesario. Esto puede frustrar a su cliente o, peor aún, hacer que se vaya.

La solución:  Un buen sistema CPQ automatizado puede recordar a los usuarios todos los complementos pertinentes y disponibles cada vez que lo usan. Esto mitiga el riesgo de que a los clientes no se les ofrezcan productos y servicios potencialmente útiles y les proporciona una experiencia más uniforme. 

5. No esperar ni prepararse para el error humano

El problema: Un sinnúmero de errores humanos puede colarse en el proceso estándar de CPQ. Un vendedor puede olvidar incluir los costos de envío o entrega necesarios o bien, omitir un producto que el equipo de instalación necesitará. Esperar que su equipo de ventas nunca cometa un error simplemente no es realista.

La solución: La mitigación de errores es tarea de todos. En primer lugar, todo su equipo debe recibir capacitación de forma continua y su equipo de ventas debe comprender cómo se relacionan sus productos entre sí. A continuación, configure su solución de CPQ para que los usuarios reciban alertas cuando omitan información crítica. Por último, instaure un proceso de revisión para las situaciones necesarias e identifique la cadena de comando que se alertará cuando se cometa un error. Tenga en cuenta que los procesos de revisión manuales o complejos pueden hacer lento su proceso de cotización, así que mantenga la cantidad de revisores al mínimo.

6. Perder el elemento humano de la comunicación

El problema: Los clientes acostumbrados a tratar directamente con un vendedor durante el proceso de cotización pueden perder la oportunidad de pedir aclaraciones o formular preguntas específicas. Si bien la automatización del proceso de propuesta significa que los clientes la reciben más rápido, a veces pueden percibirlo como un proceso “más frío”.

Asimismo, es probable que los debates que pueden darse entre los departamentos al elaborar una cotización disminuyan después de implementar una solución CPQ. Sin un esfuerzo consciente, esto puede hacer que los equipos se aíslen y terminen por cortar la comunicación y el intercambio de datos.

La solución: Anime a su equipo de ventas a hacer un seguimiento con los clientes después de entregar cada propuesta. El objetivo es que sus clientes mantengan la capacidad de acceder a su representante de ventas según lo necesiten y sigan experimentando el lado humano de su negocio. Cada propuesta debe incluir formas de ponerse en contacto con su marca. Con el fin de fomentar la comunicación interna, implemente estrategias y ciclos de comentarios de manera que los diferentes equipos se comuniquen regularmente entre sí con respecto a las cuentas nuevas, las campañas promocionales y demás.

Trabaje con un socio de CPQ para una implementación perfecta

¿Está buscando una manera de agilizar su proceso de CPQ? A medida que su negocio crezca y las ventas aumenten, necesitará ser capaz de generar propuestas más rápido y hacer que su proceso de cotización a efectivo sea más uniforme. El software de CPQ puede revolucionar su proceso de cotización, siempre y cuando usted anticipe desafíos de implementación comunes y cree estrategias de antemano para hacerles frente. 

Como socio consultor Platinum de Salesforce y agencia digital, RelationEdge puede ayudarlo a implementar su nueva solución de CPQ y personalizarla según las necesidades de su negocio para mayor precisión, velocidad y escalabilidad. Las mejores soluciones de CPQ son aquellas que priorizan las necesidades del cliente, la eficiencia y la transparencia. Contáctenos hoy para obtener una consulta gratuita.