Ist eine intelligente Beschaffung die Antwort auf den IT-Fachkräftemangel im öffentliche Sektor?

Einrichtungen der öffentlichen Hand wurden unverhältnismäßig stark von der Pandemie getroffen und haben Mühe, ihre Bürger angemessen zu unterstützen. In vielerlei Hinsicht wurde diese Herausforderung durch veraltete Technologien, die den Wechsel ins Homeoffice erschwert haben, verstärkt. Die meisten Behörden haben sich jedoch der Herausforderung gestellt und die Grenzen ihrer Budgets, Fähigkeiten und Kapazitäten ausgelotet.

Viele haben zudem digitale Projekte an den Start gebracht und dies hat ähnlich wie auch in anderen Branchen die Einführung von Cloud-Architekturen beschleunigt. Im Zuge dessen haben viele Behörden festgestellt, dass sie ihre IT-Governance anders gestalten müssen und möchten, um Services zum richtigen Zeitpunkt optimal nutzen zu können.

Somit ist ein neuer Trend hin zur „intelligenten Beschaffung“ zu verzeichnen. Intelligente Beschaffung wird als Möglichkeit, die Kontrolle zu übernehmen, dargestellt. Sie soll Unternehmen hinsichtlich ihrer IT-Verwaltung agiler und flexibler machen und ihnen den nötigen Bewegungsspielraum für rasche Innovationen bieten, wenn neue Technologien verfügbar werden.

Was genau ist also mit „intelligenter Beschaffung“ infolge der katalysierenden Wirkung der Pandemie auf eine neue IT-Ära im öffentlichen Sektor gemeint? Welche Maßnahmen müssen Einrichtungen der öffentlichen Hand ergreifen, um dies zu erreichen?

Die aktuelle Landschaft

Das Outsourcing der IT gilt in vielen Branchen als beliebte Lösung. Es herrscht die Ansicht vor, dass sich die Performance verbessern sowie Kosten und Risiken senken lassen, indem man die Betriebsverwaltung Dritten überlässt.

Viele Organisationen haben jedoch gelernt, dass sich mit Outsourcing zwar kurzfristig die nötige Performance erzielen lässt, man aber langfristig unbedingt entscheidendes Wissen hausintern binden muss. Man muss den Teufelskreis aus immer geringeren Kapazitäten und einer immer höheren Abhängigkeit von Drittanbietern vermeiden.

Demzufolge geht der Trend immer mehr hin zu Insourcing und intelligenter Beschaffung. So können Einrichtungen im öffentlichen Sektor durch den Wiederaufbau hausinterner Fähigkeiten die Kontrolle über ihre Technologie übernehmen. 

Doch trotz der langanhaltenden Förderung der Cloud-orientierten Strategie von Behörden wird weiterhin darüber diskutiert, wie man Cloud-Technologie am besten nutzen kann. Diese Diskussion ist insbesondere deshalb schwierig, weil der Ausgangspunkt in Sachen IT-Bestand und -Architektur bei jedem Unternehmen ein anderer ist. Der entscheidende erste Schritt muss also darin bestehen, im Hinblick auf Services und Technologie Aufschluss über den Status quo sowie den gewünschten Zielzustand zu erhalten.

Parallel zu diesem Wandel hat eine zunehmende Einführung von Cloud Services stattgefunden. Nicht alle Führungskräfte im öffentlichen Sektor sind von diesem „Cloud-zentrischen“ Ansatz überzeugt. Die meisten sind sich jedoch der intrinsischen Rolle, die die Cloud für ihre Pläne spielt, bewusst. Somit verschieben zahlreiche Unternehmen jetzt bestimmte Daten und Anwendungen in Public- und Private-Cloud-Repositorys. Dieser Trend wurde durch die Pandemie beschleunigt. Mittlerweile gibt es wahrscheinlich keine Organisation im öffentlichen Sektor mehr, die sich noch nicht mit der Cloud und der besten Beschaffungsmöglichkeit für ihre Technologieanforderungen beschäftigt hat.

Intelligenter arbeiten mit IT

Die beschleunigte Cloud-Einführung sowie die zunehmende Klarheit darüber, dass die hausinterne IT-Expertise gestärkt werden muss, ermutigt mehr Organisationen im öffentlichen Sektor dazu, eine intelligente Beschaffung in Betracht zu ziehen. Dieser flexiblere Ansatz lässt genügend Raum für das Sourcing „klassenbester“ Lösungen.

Intelligente Beschaffung kann einen fruchtbaren Kompromiss zwischen vollständigem Outsourcing und hausinterner Bereitstellung von IT-Services darstellen. So können die Vorteile beider Varianten genutzt werden, um eine zukunftsfähige Technologieumgebung zu schaffen. Zudem können Organisationen mithilfe dieser Herangehensweise die richtige Mischung aus Cloud-Plattformen, Hybrid- und On-Premise-System finden, um einen auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnittenen Multicloud-Ansatz sowie ein Gleichgewicht zwischen Investitionen in externe und interne Fähigkeiten umzusetzen. Es wird nur für externe Fähigkeiten bezahlt, wenn dies einen echten Mehrwert bietet, und interne Fähigkeiten werden aufgebaut, um langfristig die Kontrolle zu erhöhen.

Angesichts der in der heutigen digitalen Welt erforderlichen Flexibilität und Agilität ist intelligente Beschaffung kein einmaliges Ereignis, sondern ein laufender Prozess. Es ist eine „Einstellung“, mit der sich IT-Führungskräfte vor dem Hintergrund laufender Veränderungen der Anforderungen die beste Kombination aus Technologieservices und -zulieferern für ihre Organisation sichern können. Um die enorme Vielfalt an verfügbaren Cloud-Optionen optimal nutzen zu können, ist eine intelligente Denkweise erforderlich. Dabei stellen die verschiedene Lieferanten eine Art „Katalog“ dar, aus dem man die jeweils passende Option für die Organisation auswählen kann.

Der Weg hin zur intelligenten Beschaffung

Zu den ersten Schritten hin zu einer intelligenten Beschaffung gehört eine Aufstellung der aktuellen Services sowie der aktuellen Technologiearchitektur der Organisation. Hierzu gehört auch alles, was in bestehenden Outsourcing-Verträgen enthalten ist. So können Leistung und Auswirkungen auf Benutzer und Bürger nachverfolgt werden, was wiederum Aufschluss darüber gibt, wie sich durch eine passende Verwaltung optimale Ergebnisse erzielen lassen.

Auch ein fundiertes Verständnis der Informationsarchitektur der Organisation sowie eine Einschätzung dessen, ob die einzelnen Elemente eine entscheidende oder eher keine tragende Rolle spielen, sind unverzichtbar. Wenn sich Elemente verändern, wirkt sich dies immer auch auf andere Teile des Gesamtsystems aus. Zu wissen, welche Komponenten sich wie in das große Ganze einfügen, ist für einen optimalen Start unverzichtbar.

Darüber hinaus müssen Einrichtungen der öffentlichen Hand unbedingt Fähigkeiten und Wissen hausintern binden sowie in Weiterbildung investieren. Dies ist insbesondere deshalb wichtig, weil ein gutes internes Kernteam ein gewisses Maß an Agilität gewährleistet. Meist geht es bei der intelligenten Beschaffung darum, Aufgaben abzugeben statt Komponenten extern einzukaufen, damit das meiste Wissen im Haus verbleibt.

Der richtige Weg

Tiefgreifende Veränderungen bei Technologie und Unternehmensführung können neue Möglichkeiten erschließen. Es gibt jedoch keinen allgemeingültigen Ansatz, der die beste Lösung für alle Organisationen im öffentlichen Sektor darstellt. Somit werden sich viele von ihnen der Vorteile einer intelligenten Beschaffung bewusst, um hausinterne und Drittanbieterfähigkeiten optimal zu nutzen sowie das volle Potenzial der genutzten Cloud Services auszuschöpfen.

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