Integrating technology

Integrar, migrar ou separar? Como aproveitar ao máximo a tecnologia de uma empresa adquirida

Integrar pessoas, processos e tecnologia demanda tempo — e muita reflexão.

2021 já é um ano recorde no campo das fusões e aquisições, com US$ 2,4 trilhões em negócios registrados desde o início de junho. Mas ainda é cedo para os novos adquirentes estourarem o champanhe. Extrair todo o benefício de uma aquisição demanda muito mais do que apenas assinar o contrato — trata-se de um processo longo, que envolve reflexão cuidadosa sobre como alcançar as metas estratégicas.

Em particular, é necessário ter um plano detalhado que descreva como a tecnologia da empresa adquirida será integrada àquela que você já tem. E não me refiro apenas aos cobiçados elementos de tecnologia proprietária que possam vir a ser o motivo primeiro da sua aquisição. Decidir o destino da tecnologia cotidiana da empresa adquirida — como as ferramentas de marketing e vendas, os sistemas de finanças e faturamento de back-office e os softwares de comunicação e colaboração de terceiros — pode ser igualmente importante para o sucesso ou o fracasso do novo relacionamento. Para cada elemento de tecnologia, você precisa decidir entre três linhas de ação:

  1. Integrá-lo totalmente à sua própria pilha.
  2. Aposentá-lo e migrar os processos e dados dele para outra plataforma.
  3. Deixá-lo funcionar paralelamente aos sistemas existentes, pelo menos por um tempo.

Tomar essas decisões pode ser complicado. Para fazer isso direito, será preciso considerar tanto as preocupações gerais, como o propósito global da aquisição e os detalhes granulares, quanto a duração dos contratos de licenciamento. Mas, em última análise, vale a pena investir esse tempo para garantir que você esteja obtendo o valor total da aquisição, incluindo a integração de pessoas, processos e tecnologia.

7 passos para desenvolver seu plano de integração tecnológica

Você obterá resultados melhores do processo de integração se o tratar como um programa estruturado, com marcos claros, cronogramas definidos e relatórios regulares. Muitas empresas criam um escritório de gestão de integração (IMO) para cuidar da transição — encarregado não apenas da tecnologia, mas também de outras considerações, tais como o que fazer para integrar os funcionários e clientes da empresa adquirida à nova marca.

Os marcos e as decisões-chave do plano de integração devem ser identificados nas marcas de 30, 60 e 90 dias, e os resultados devem ser monitorados de perto por pelo menos 12 meses após a aquisição. Para garantir que o aspecto tecnológico da integração avance da maneira mais suave possível, certifique-se de incluir as etapas a seguir como parte do seu processo.

1. Defina suas metas.

Muitas vezes, os objetivos da aquisição são apenas vagamente definidos. Antes de decidir o que fazer com a tecnologia da empresa adquirida, você precisa compreender claramente o propósito final do relacionamento. Por exemplo, se o foco da aquisição for absorver os talentos da empresa adquirida, talvez não seja necessário integrar nenhuma das tecnologias dela. Porém, se o objetivo é se consolidar com um concorrente e vender os produtos dele para os seus clientes, a integração de tais produtos e da infraestrutura que os apoia pode ser fundamental para o sucesso. Compreender qual é o tipo de aquisição almejado é uma etapa inicial importante na construção do plano de integração.

2. Desenvolva um plano claro para cada produto ou serviço.

Depois de entender as metas mais amplas, desenvolva uma visão clara para cada um dos produtos e serviços da empresa adquirida. Determine quais deles têm maior valor para você por preencherem uma lacuna no seu portfólio ou oferecerem margens altas e receita sólida. Investir com horizonte de longo prazo na tecnologia relativa a esses produtos e serviços é algo que vale a pena, quer isso signifique mantê-la em paralelo com seus sistemas ou integrá-la à infraestrutura existente. Por outro lado, é provável que a tecnologia relacionada a ofertas de menor valor possa ser eliminada gradualmente, com os dados e processos dela sendo migrados para os seus sistemas.

3. Esteja disposto a mudar.

Não jogue o fardo de se adaptar aos processos e ferramentas existentes apenas na empresa adquirida. A aquisição é uma oportunidade para melhorar ambas as companhias, de modo que você também deve estar aberto a mudanças. É possível que, em algumas áreas, a empresa adquirida tenha sistemas melhores que os seus. Comece analisando sistemas em categorias fundamentais, como vendas e marketing, finanças e faturamento e assim por diante. Há alguma área em que você gostaria de melhorar? Nesse caso, a aquisição poderia ser o catalisador para superar a inércia e alcançar uma mudança impactante e duradoura.

4. Faça um inventário da sua tecnologia.

Comece o processo de integração com uma fase de descoberta em que a empresa adquirida ensine à sua equipe como ela administra os próprios negócios. Seu objetivo deve ser entender todo o processo de geração de receita, desde a identificação de potenciais clientes até o recebimento de pagamento das faturas. Entender de onde vem a receita é primordial para que você não a interrompa involuntariamente quando começar a integrar a tecnologia da empresa adquirida.

Preste muita atenção aos componentes técnicos que sustentam cada função, especialmente nos processos automatizados. Isso ajudará a identificar quais elementos da tecnologia são diferenciadores significativos a serem preservados na transição e quais são menos importantes. É recomendável que você solicite uma lista efetiva de cada ferramenta técnica utilizada por eles, a fim de ver como elas se alinham com a sua infraestrutura existente.

5. Considere executar a tecnologia útil em paralelo.

Às vezes, há boas razões para não integrar ou migrar determinados sistemas, sendo preferível executá-los em paralelo com seus processos existentes. Por exemplo, se a empresa adquirida tem uma marca forte numa área em que as ofertas atuais do adquirente ainda estão se firmando, talvez faça sentido conservar essa marca separada e parte da respectiva infraestrutura de vendas e marketing. Ao manter separado o topo do funil de vendas, é possível que você consiga capturar mais receita dos clientes no longo prazo.

Por outro lado, pode haver desvantagens em manter sua tecnologia separada por muito tempo. Por exemplo, para integrar as culturas das duas empresas, é importante que todos os funcionários façam parte dos mesmos fluxos de informações. Isso pode ser difícil de alcançar se a empresa adquirida usar uma plataforma de comunicação e colaboração diferente da do adquirente. No longo prazo, os silos tecnológicos podem se tornar fossos culturais que diminuem o engajamento, aumentam o atrito e impedem que você atinja os objetivos gerais da aquisição.

6. Decida como tratar os dados.

Os dados que a empresa adquirida tem sobre os diversos grupos de clientes podem ser uma das maiores conquistas da aquisição — mas pode ser difícil integrar esses dados aos seus para gerar pesquisas úteis. O primeiro passo é descobrir como combinar a infraestrutura tecnológica subjacente. Caso a empresa adquirida use um provedor de nuvem diferente, talvez seja necessário criar uma estratégia multinuvem para integrar os dados armazenados nele aos seus sistemas próprios. Embora essa tarefa possa ser árdua, ela muitas vezes compensa pelos insights que você conseguirá obter com a fusão e a mineração dos conjuntos de dados.

7. Alinhe os contratos e o licenciamento.

Depois de estabelecer o plano geral de integração, é hora de mergulhar nos detalhes. Examine todos os contratos de software de terceiros: quando expiram ou devem ser renovados? Se a sua empresa e a empresa adquirida licenciam o mesmo software, será útil alinhar as datas de renovação de contrato, os termos e condições e os planos de assinatura daqui em diante. Se a empresa adquirida conseguiu obter um acordo melhor com o fornecedor de software, você poderá até mesmo aproveitar isso para trazer economias adicionais à sua empresa.

Adote uma perspectiva de longo prazo

Não cometa o erro de achar que a integração termina no dia em que você recebe na sua organização os funcionários da empresa adquirida. Integrar pessoas, processos e tecnologia demanda tempo — e muita reflexão. Contudo, ao assentar as bases do aspecto tecnológico desde o início, é possível preparar todos os elementos para lograr êxito na integração e derivar valor máximo da aquisição no longo prazo.

 

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