Como manter as mudanças após a implementação de novas tecnologias
Até 70% das transformações organizacionais acabam falhando. Mas por quê?
Uma pesquisa recente da Randstad descobriu que 52% das empresas dos EUA estão na fase de desenvolvimento da transformação digital, mas que nem todas serão bem-sucedidas. Na verdade, até 70% das transformações organizacionais acabam falhando.
Para as empresas que tiveram sucesso na mudança tecnológica, a conclusão da implementação não é o fim da linha. E, embora a implementação das mudanças apresente uma série de desafios, manter a mudança pode ser ainda mais difícil. O uso prolongado de novas tecnologias não acontece sozinho. Os líderes precisam agir com estratégia para garantir que os efeitos das mudanças tecnológicas não fracassem.
Veja aqui os obstáculos mais comuns à mudança de tecnologia e dicas de como sua empresa pode motivar a equipe para manter as mudanças positivas muito além do estágio de implementação.
Por que a mudança é tão difícil?
É difícil promover mudanças de longo prazo porque isso envolve o ajuste dos comportamentos, fato que constitui um dos maiores desafios da humanidade. Considerando a dificuldade que enfrentamos para mudar o nosso próprio comportamento, é lógico que tentar mudar o comportamento de toda uma organização será ainda mais difícil.
É importante lembrar que os comportamentos geralmente são o resultado das percepções. Se os seus funcionários não se sentirem envolvidos positivamente com as novas tecnologias, é provável que sejam lentos na adoção. Talvez não se animem com a mudança tecnológica, por razões como:
- A mudança parece muito grande, difícil ou repentina
- O fracasso geralmente faz parte do processo, o que pode ser um fator desencorajador
- A mudança pode gerar desconforto para os funcionários no que se refere à função atual ou futura que desempenham na empresa
Negligenciar a comunicação interna e o treinamento ao implementar uma nova tecnologia em sua organização só vai piorar o problema. Segundo a Randstad, 58% dos trabalhadores dizem que o empregador faz uso das ferramentas digitais mais recentes mas não oferece treinamento suficiente sobre como usá-las. O treinamento é fundamental para acelerar a mudança e ajudar os funcionários a se ajustarem. Implementar um novo software e realizar uma sessão de treinamento sobre ele não é suficiente.
A cultura da empresa pode perdurar por décadas. Quando as organizações tentam fazer uma alteração muito rapidamente ou sem a implementação correta, especialmente se envolver grandes mudanças de tecnologia e processos, isso pode prejudicar o sucesso do projeto e fazer com que os funcionários acreditem que os objetivos da adoção do novo sistema são inatingíveis.
Esses obstáculos raramente ocorrem de forma isolada. Todos eles estão relacionados entre si e geralmente a falha na manutenção da mudança é gerada pela ocorrência combinada de vários obstáculos. Por exemplo, um plano de implementação de mudanças que pressuponha que os funcionários precisarão de apenas um mês para se adaptarem à nova tecnologia não constitui um cronograma razoável e é improvável também que inclua um treinamento completo dos funcionários. A combinação de tempo insuficiente para os ajustes e a falta de treinamento pode fazer com que os usuários resistam ao uso da tecnologia, levando à implementação irregular e ao baixo nível de adoção. O resultado final, mesmo que a implementação tenha sido perfeita, não alcançaria os objetivos da mudança tecnológica, pois os benefícios da nova tecnologia não seriam percebidos pela pequena base de usuários que se conseguiu formar.
O que os líderes podem fazer para estimular mudanças duradouras?
Proporcionar uma liderança transparente e comunicação cuidadosa pode reduzir a resistência dos funcionários e ajudar a manter a nova tecnologia. Há algumas maneiras eficazes de se fazer isso:
1. Comunicar o impacto da mudança para os funcionários
A comunicação é fundamental na introdução de novas tecnologias antes, durante e após a implementação. Antes de implementar o sistema, os funcionários devem entender o motivo por trás da mudança, especialmente a maneira com que ela trará mais facilidade ou tranquilidade para o trabalho. A comunicação clara dos motivos da mudança e dos benefícios que trará poderá ajudá-lo a conquistar a adesão dos membros da sua equipe e a torná-los mais abertos ao aprendizado do novo sistema.
Durante a mudança, os funcionários devem entender o impacto que o processo de implementação trará. Quais falhas e frustrações são esperadas no início? Como isso afetará o trabalho diário dos funcionários? Em quais etapas da implementação eles estarão envolvidos? Destacar essas expectativas talvez seja a comunicação mais importante de todas, pois reduzirá muito a incerteza associada à mudança.
Após a mudança, deve-se promover uma comunicação regular sobre os benefícios que a nova tecnologia está trazendo para as suas equipes. Depoimentos, estudos de caso e resultados de pesquisas apresentam bons resultados nesse sentido, bem como o treinamento contínuo e a receptividade a comentários, perguntas ou preocupações.
2. Canais abertos para comentários
A implementação da tecnologia deve ser um processo contínuo e envolver mais pessoas além da sua equipe de TI. Ninguém gosta que o seu trabalho diário sofra mudanças sem antes ser consultado e as mudanças tecnológicas certamente provocam um efeito de amplo alcance sobre diversas partes interessadas em sua organização, do atendimento ao cliente ao marketing e vendas.
Ao implementar e gerenciar mudanças, é importante solicitar ajuda para o processo de várias equipes e de seus membros, em diversos níveis da empresa. Por exemplo, os gerentes seniores podem atuar como porta-vozes da iniciativa e administrar qualquer resistência à mudança. O RH pode também estar ciente de que precisa contratar, promover e desenvolver funcionários que estejam entusiasmados com a mudança e que possam tornar-se defensores da mudança em toda a organização. Os usuários finais podem estar entre os maiores defensores da mudança, especialmente se forem envolvidos em todas as etapas do processo. Dessa forma, talvez sintam que têm mais controle sobre a mudança e que a dominam, em vez de serem forçados a adotá-la.
3. Ofereça treinamento adequado e faça com que seja divertido
A adoção da tecnologia não precisa ser trabalhosa e dolorosa. Seus funcionários ficarão mais entusiasmados com a nova tecnologia na sua empresa se aprender a usá-la for divertido e emocionante. Um método de oferecer um treinamento contínuo que os funcionários vão gostar e participar ativamente é a gamificação.
Se os funcionários estiverem presentes nas redes sociais, já terão experiência no uso regular de novas tecnologias ao longo do tempo. Plataformas de tecnologia como Facebook, YouTube e Twitter recompensam os esforços do usuário com métricas, como número de amigos, curtidas, seguidores e visualizações de postagens, para manter o envolvimento dos usuários com o software.
O Salesforce ficou famoso por lançar uma plataforma de treinamento chamada Trailhead para treinar os usuários em suas tecnologias em 2015. Os usuários da Trailhead ganham medalhas e pontos dependendo de quais ou quantos treinamentos concluem. A gamificação da plataforma teve um grande sucesso e os usuários ganharam 10 milhões de medalhas durante os quatro anos desde que foi lançada.
Sua organização também pode aproveitar a psicologia dos jogos para garantir o sucesso da nova tecnologia da sua empresa no longo prazo. A gamificação motiva os funcionários a executarem tarefas repetidas vezes, aumentando a familiaridade com a nova tecnologia e garantindo que o processo de aprendizado seja divertido. Isso incorpora novos comportamentos à empresa de maneira mais duradoura do que algumas sessões esporádicas de treinamento.
Ao realizarem um treinamento contínuo sobre a nova tecnologia, seus funcionários podem receber pontuações, prêmios e reconhecimento online. Não fique surpreso se as suas equipes ficarem mais empolgadas repentinamente com a nova tecnologia. A mudança gamificada já provou sua eficácia em outras organizações.
Se a sua empresa está enfrentando dificuldades para manter o ritmo após a implementação de novas tecnologias, é fundamental entender por que seus funcionários apresentam resistência à mudança. A transparência, a inclusão e os jogos superam alguns dos principais obstáculos à mudança e, assim, sua organização pode tirar o máximo proveito de sua nova iniciativa no longo prazo.
Analise agora as tendências tecnológicas que realmente importam
About the Authors
VP, Professional Services, Americas
Emilie Hersh
Emilie leads the Rackspace Application Services (RAS) Professional Services organizations in the Americas. She brings years of experience in creating, building and leading technical and consultative professional services teams while driving revenue, margin and a fast-growth set of offerings. Emilie has worked as a consultant in the areas of Global IT Risk Management, PMO, Strategic Consulting; program and personnel development/management, product/program marketing, development of training programs and partner/channel development. She has successfully led Sales, Marketing, IT, Finance, Project Management and Operational Excellence teams throughout her various roles. Emilie earned an MBA from the University of San Diego (USD), with emphases in Project Management and Supply Chain Systems. Additionally, she was honored with the Mother Rosalie Clifton Hill Award in 2011 for her philanthropic work at USD and throughout the community. She continues her alliance with the University of San Diego’s School of Business by mentoring students, and remains committed to a number of organizations, both locally and nationally, that align with her passion of melding people, business, and technology.
Read more about Emilie Hersh