6 obstáculos comuns na implementação o software CPQ e como superá-los

By rhawthorn -

A equipe de vendas da sua empresa está crescendo e há saldo positivo nas suas contas. Boas notícias por toda parte, não é? No entanto, o grande crescimento aumenta a complexidade e, se o processo de configuração, preço, cotação (CPQ) da sua empresa não estiver crescendo com você, os pontos problemáticos ficarão evidentes mais cedo ou mais tarde. 

A configuração manual de uma cotação para cada cliente individual deixará sua equipe de vendas esgotada e em desvantagem. Pode ser difícil (ou absolutamente impossível) dimensionar seu processo de cotação sem a ajuda de um software automatizado. 

Felizmente, há soluções de CPQcomoo Salesforce CPQ & Billing projetadas especificamente para este propósito.

O Salesforce CPQ simplifica os seus processos e agiliza o ciclo da cotação ao pagamento, o tempo entre o momento em que o cliente solicita uma cotação da sua empresa e o momento em que o cliente paga. O software de CPQ permite a integração com outros sistemas internos para que o cliente sempre receba a cotação mais abrangente e precisa possível. 

Embora esse software possa facilitar muito o trabalho dos vendedores, a implementação de uma nova solução tecnológica pode ser um processo intimidador, se não for tratado com base em um planejamento. Como parceiro de consultoria Platinum da Salesforce, trabalhamos com várias empresas para ajudar a implementar o software de CPQ. Conhecemos em primeira mão os obstáculos que surgem com frequência e como resolvê-los. 

Veja aqui nossas dicas para superar alguns dos desafios mais comuns da implementação do CPQ:

1. Uso de dados ruins

O problema: os dados presentes no sistema de CPQ devem estar atualizados, ser precisos e verificáveis. Caso contrário, as propostas entregues aos clientes podem trazer preços inflacionados ou prazos de entrega incorretos. Isso acontece independentemente de você criar as propostas de forma manual ou automatizar o processo de CPQ.

Imagine que você esteja realizando uma promoção de fim de ano de um produto. Sem atualizar a solução de CPQ para levar em consideração os novos preços, a sua equipe de vendas pode, acidentalmente, entregar propostas aos clientes que não terão as economias que você prometeu. Isso com certeza decepcionará muito o cliente!

A correção: Ao implementar o software de CPQ, implemente um processo claro para manter a precisão dos dados e responsabilize os proprietários dos dados pela manutenção das informações atualizadas. Por exemplo, você pode decidir que os gerentes de produto serão responsáveis pela atualização dos detalhes do produto sempre que uma nova geração deles for lançada, e que a equipe de marketing ou de vendas será responsável por manter o sistema atualizado com os preços promocionais. 

2. Problemas na integração

O problema: se não integrar a solução de CPQ com outro software essencial, há risco de que dados incompletos ou não atualizados sejam usados em sistemas diferentes, dessa forma criando vários tipos de problemas, de clientes que recebem contratos enganosos à comunicação de dados incorretos dos clientes às partes interessadas.

A correção: Ao optar pela implementação do software de CPQ, leve em consideração a forma de comunicação entre os sistemas de dados. Para começar, é necessário que o sistema de CPQ se integre ao sistema de CRM (Customer Relationship Management). Pode ser necessário também estabelecer a comunicação com o software de gestão de dados do produto, a gestão de contratos ou outros sistemas importantes. 

Escolha uma solução de CPQ que ofereça integração personalizada ou integração imediata. Se estiver trabalhando com um parceiro de implementação, descreva todas as plataformas importantes com as quais o sistema de CPQ deverá estabelecer comunicação no início do projeto. Pode ser oneroso e demorado tentar resolver problemas de integração de dados após o fato. Prepare-se para o sucesso desde o início. 

3. Assumir muito de uma única vez

O problema: grandes mudanças no processo de CPQ podem sobrecarregar a sua equipe. A mudança do trabalho em um sistema de planilhas ou do preenchimento manual dos modelos para o uso de um software de CPQ integrado vai alterar o fluxo de trabalho diário da sua empresa. Os usuários podem enfrentar dificuldades para fazer a transição, resultando em erros por parte do usuário ou criando uma resistência geral ao uso do software. Implementar todo o processo de uma só vez pode acabar sendo um erro oneroso, que vai afetar a adoção do produto no longo prazo. 

A correção: leve em consideração o uso de uma abordagem realizada em etapas, para implementar as novas práticas de CPQ em vários lançamentos. Assim como uma empresa pode alterar a funcionalidade do site ao longo de vários meses, você pode implementar a funcionalidade do novo software de CPQ em partes. Comece com as ferramentas fáceis de usar e que trarão benefícios para a maioria dos funcionários. Implementá-las primeiro ajudará a difundir uma reação positiva na equipe, animando os outros membros sobre as próximas mudanças.

4. Não aproveitar totalmente os benefícios do software

O problema: se o sistema de CPQ tornar um desafio personalizar uma cotação com outro serviço ou produto, ou não for fácil para a sua equipe se lembrar de consultar as promoções atuais e as novas linhas de produtos, talvez você esteja atrapalhando a sua equipe e arriscando a sua receita. Algumas empresas não conseguem tirar proveito de todos os benefícios da solução de CPQ,  incluindo a capacidade que o software tem de lembrar a sua equipe sobre novos produtos ou promoções. 

Sem lembretes, talvez seja necessário voltar ao sistema depois e ajustar os preços, porque a sua equipe de vendas esqueceu de incluir, por exemplo, um complemento necessário. Isso pode frustrar o seu cliente, ou pior, fazê-lo ir embora.

A correção:  um bom sistema de CPQ automatizado pode lembrar os usuários de todos os complementos disponíveis e relevantes sempre que usarem. Dessa forma, atenua-se o risco de não oferecer aos clientes produtos e serviços que possivelmente seriam úteis e proporciona uma experiência mais coerente para o cliente. 

5. Não esperar e não preparar-se para erros humanos

O problema: é possível que ocorra uma infinidade de erros humanos no processo padrão do CPQ. O vendedor pode esquecer de incluir os custos necessários para o envio ou a entrega ou pode omitir um produto que a equipe de instalação precise. Acreditar que a equipe de vendas jamais cometerá nenhum erro não é um pensamento realista.

O problema: mitigar os erros é tarefa de todos. Primeiro, toda a sua equipe deve ser treinada de forma contínua e a equipe de vendas deve entender a relação dos produtos entre si. Em seguida, configure a solução de CPQ para que os usuários sejam avisados quando omitem informações fundamentais. Por fim, institua um processo de revisão para as situações necessárias e identifique a cadeia de comando a ser avisada quando alguém cometer algum erro. Observe que os processos de revisão manuais ou complexos podem retardar o processo de cotação, portanto, tenha o mínimo de revisores.

6. Perder o elemento humano da comunicação

O problema: os clientes acostumados a lidar diretamente com um vendedor, durante o processo de cotação, podem perder a oportunidade de pedir esclarecimentos ou fazer perguntas específicas. Embora a automação do processo de proposta agilize a entrega das propostas para os clientes, às vezes isso pode parecer um processo "mais frio" para o cliente.

Da mesma forma, as discussões que ocorreriam entre os departamentos durante o desenvolvimento das cotações podem ser reduzidas após a implementação de uma solução de CPQ. Sem esforço consciente, isso pode fazer com que as equipes se isolem e, por fim, cortem a comunicação e o compartilhamento de dados.

A correção: incentive a sua equipe de vendas a realizar um acompanhamento junto aos clientes após a entrega de cada proposta. O objetivo é que os clientes tenham acesso ao representante de vendas, conforme precisarem, mantendo o contato humano com a sua empresa. Todas as propostas devem trazer maneiras de entrar em contato com a sua marca. Para promover a comunicação interna, implementar estratégias e ciclos de retorno para que diferentes equipes façam contato regular umas com as outras sobre as novas contas, campanhas promocionais e outros.

Trabalhe com um parceiro de CPQ para ter uma implementação perfeita

Está procurando uma maneira de agilizar o processo de CPQ? À medida que a sua empresa crescer e as vendas aumentarem, será necessário produzir propostas de maneira mais rápida e dar mais coerência ao processo, da cotação ao pagamento. O software de CPQ pode revolucionar o processo de cotação, desde que você preveja os desafios comuns da implementação de CPQ e crie estratégias com antecedência para resolvê-los. 

Como parceiro de consultoria Platinum da Salesforce e agência digital, a RelationEdge pode ajudá-lo a implementar a sua nova solução de CPQ e a personalizá-la para atender às necessidades da sua empresa de precisão, velocidade e redimensionamento. As melhores soluções de CPQ são aquelas que priorizam as necessidades do cliente, a eficiência e a transparência. Entre em contato conosco hoje mesmopara uma consulta gratuita.