¿Integrar, migrar o separar? Cómo aprovechar al máximo la tecnología de una empresa adquirida
Integrar personas, procesos y tecnología lleva tiempo, y mucha reflexión.
El 2021 ya es un año récord en lo que respecta a las fusiones y adquisiciones, en donde se registraron $2,400,000 millones en operaciones a principio de junio. Pero los nuevos compradores no deberían festejar todavía. Aprovechar todo el valor de una adquisición requiere mucho más que solo firmar un contrato; es un proceso largo que conlleva pensar de manera prudente acerca de cómo lograr sus objetivos estratégicos.
En particular, usted necesita un plan detallado que describa cómo integrará la tecnología de la empresa adquirida con la suya. Y no me refiero solo a los productos tecnológicos que se destacan y que, posiblemente, sean el motivo de su adquisición desde el principio. Decidir el destino de la tecnología corriente de la empresa adquirida, como las herramientas de marketing y ventas, los sistemas de finanzas y facturación de back-office y el software de comunicación y colaboración de terceros, puede ser tan importante para el éxito como para el fracaso de la nueva relación. Para cada producto tecnológico, hay tres cursos de acción que puede tomar:
- Integrarlo por completo en su propia pila.
- Retirarlo y migrar sus procesos y datos a otra plataforma.
- Dejar que se ejecute en paralelo con los sistemas existentes, al menos, por un tiempo.
Tomar estas decisiones puede ser complicado. Para hacerlo bien, deberá tener en cuenta las inquietudes generales, el propósito general de la adquisición, los detalles mínimos y la duración de los acuerdos de licencia. Pero, en última instancia, la inversión de tiempo vale la pena para poder estar seguro de aprovechar al máximo el valor de su adquisición, incluida la integración de personas, procesos y tecnología.
Siete pasos para desarrollar su plan de integración de tecnología
Obtendrá los mejores resultados del proceso de integración si lo trata como un programa estructurado, con hitos claros, cronogramas establecidos e informes regulares. Muchas empresas disponen de una oficina de administración de integraciones (IMO) para manejar la transición y abordan no solo la tecnología, sino también consideraciones como la incorporación de los empleados y clientes de la empresa adquirida a la marca nueva.
Los hitos del plan de integración y la toma de decisiones clave deben identificarse en las marcas de 30, 60 y 90 días, y los resultados se deben controlar de cerca durante, al menos, 12 meses después de la adquisición. Para garantizar que el aspecto tecnológico de la integración se desarrolle de la manera más fluida posible, asegúrese de incorporar los siguientes pasos a su proceso.
1. Defina sus objetivos.
Con frecuencia, los objetivos de una adquisición solo se definen con imprecisión. Antes de decidir qué hacer con la tecnología de la empresa adquirida, debe comprender con claridad el propósito final de la relación. Por ejemplo, si se trata de una adquisición de talentos orientada a absorber el talento de la empresa adquirida, puede que no sea necesario integrar ninguna de sus tecnologías. Pero si su objetivo es fusionarse con un competidor y vender los productos a sus clientes, la integración de esos productos y la infraestructura que le brinda soporte puede ser clave para el éxito. Comprender el tipo de adquisición al que aspira es un primer paso importante para crear un plan de integración.
2. Desarrolle un plan claro para cada producto o servicio.
Una vez que entienda sus objetivos generales, desarrolle una visión clara para cada uno de los productos y servicios de la empresa adquirida. Determine cuál tiene el mayor valor para usted porque satisface las necesidades de su propia cartera o porque ofrece márgenes altos o ingresos sólidos. Vale la pena invertir a largo plazo en la tecnología relacionada con esos productos y servicios, ya sea que eso signifique mantenerla en paralelo con sus sistemas o integrarla con su infraestructura existente. Por el contrario, es probable que suprima gradualmente la tecnología relacionada con las ofertas de menor valor y que migre sus datos y procesos a sus sistemas.
3. Esté dispuesto al cambio
No ponga la carga únicamente en la empresa adquirida para adaptarse a sus procesos y herramientas existentes. Una adquisición es una oportunidad para mejorar ambas empresas, por lo que también debe estar abierto al cambio. Es posible que, en algunas áreas, la empresa que ha adquirido tenga mejores sistemas que usted. Comience por analizar los sistemas en las categorías básicas, como ventas y marketing, finanzas y facturación, etc. ¿Hay áreas en las que incorporaría mejoras? En ese caso, la adquisición podría ser el catalizador para superar la inercia y lograr un cambio impactante y duradero.
4. Haga un inventario de su tecnología.
Comience su proceso de integración con una fase de detección en la que la empresa adquirida le enseñe a su equipo cómo maneja su negocio. Su objetivo debe ser comprender todo el proceso de generación de ingresos, desde la identificación de clientes potenciales hasta la recepción del pago de facturas. Debe comprender de dónde provienen los ingresos para no interrumpirlos de manera fortuita cuando comienza a integrar la tecnología de la empresa adquirida.
Preste mucha atención a los componentes técnicos que respaldan cada función, en especial, a todos los procesos automatizados. Esto lo ayudará a identificar qué tecnología constituye un diferenciador significativo que debe conservarse en la transición y cuál es menos importante. Querrá solicitar una lista real de todas las herramientas tecnológicas que utilizan para ver cómo se adaptan con su infraestructura existente.
5. Considere la posibilidad de ejecutar tecnología útil en paralelo.
A veces, hay buenas razones para no integrar ni migrar ciertos sistemas y, en su lugar, permitir que se ejecuten en paralelo con sus procesos existentes. Por ejemplo, si la empresa adquirida tiene una marca sólida en un área donde siguen surgiendo ofertas actuales del comprador, podría tener sentido mantener esa marca separada y parte de su infraestructura asociada de ventas y marketing. Si mantiene por separado la parte superior del embudo de ventas, es posible que pueda obtener más ingresos de los clientes a largo plazo.
Por otro lado, mantener la tecnología separada durante mucho tiempo puede generar desventajas. Por ejemplo, para integrar las culturas de las dos empresas, es importante que todos los empleados formen parte de los mismos flujos de información. Esto puede ser difícil de lograr si la empresa adquirida utiliza una plataforma de comunicación y colaboración diferente a la del comprador. A largo plazo, los silos tecnológicos pueden convertirse en grietas culturales que disminuyen el compromiso, aumentan el agotamiento y evitan que logre los objetivos generales de la adquisición.
6. Decida cómo manejar los datos.
Los datos de la empresa adquirida sobre diferentes grupos de clientes pueden ser una de las ganancias más valiosas de una adquisición, pero integrar esos datos con los suyos de una manera que genere una investigación útil puede representar un desafío. El primer paso es averiguar cómo combinar la infraestructura tecnológica subyacente. Si la empresa adquirida utiliza un proveedor de nube diferente, es posible que deba diseñar una estrategia multi-cloud para integrar los datos que almacenan allí con sus propios sistemas. Aunque este puede ser un esfuerzo importante, a menudo la información que puede obtener de fusionar y explorar los conjuntos de datos vale la pena.
7. Alinee los contratos y las licencias.
Una vez que haya establecido el plan de integración más importante, es hora de profundizar en los detalles. Analice los contratos de software de terceros: ¿cuándo vencen o se deben renovar? Si su empresa y la empresa adquirida tienen la misma licencia de software, querrá alinear las fechas de renovación del contrato, los términos y condiciones, y los planes de suscripción para el futuro. Si la empresa adquirida tiene un mejor acuerdo con el proveedor de software, es posible que incluso pueda aprovechar eso para conseguir ahorros adicionales para su empresa.
Perspectiva a largo plazo
No cometa el error de pensar que la integración finaliza el día en que le da la bienvenida a su organización a los empleados de la empresa adquirida. Integrar personas, procesos y tecnología lleva tiempo, y mucha reflexión. Sin embargo, al sentar las bases del aspecto tecnológico desde el principio, puede preparar todos los elementos de su integración para el éxito y obtener el mayor valor de su adquisición a largo plazo.
