Pequeños cambios, gran impacto: cómo ser innovador en su lugar de trabajo

Para mantenerse a la vanguardia, su organización debe mejorar de manera continua. Usted necesita encontrar formas creativas de trabajar mejor, más rápido y de manera más eficiente, al tiempo que explora nuevas ideas radicales que pueden conmocionar a su industria.

Pero este tipo de innovación debe extenderse mucho más allá de sus ejecutivos y equipos de I+D. Requiere de un esfuerzo por parte de todos. Cada empleado debe ser un innovador activo.

Los empleados pueden sentirse intimidados por la llamada a "innovar", pero usted puede ayudarlos a que entiendan que pequeños cambios pueden generar un gran impacto. No les está pidiendo que inventen el "próximo gran producto", si bien hay lugar para eso desde luego. Les está pidiendo que tengan curiosidad, que busquen cosas que se puedan hacer mejor y que, luego, actúen en consecuencia.

Tres pasos para ser un empleado innovador

No tiene que ser un genio para ser innovador. Solo necesita encontrar un problema y trabajar en pos de una solución. Estos son los pasos que usted y su equipo pueden seguir, y cómo nuestro equipo ha materializado estos pasos en Rackspace Technology.

Paso 1. Identifique un problema

El hecho de que algo siempre se haya hecho de cierta manera no significa que sea la mejor manera. Comience por analizar sus actividades cotidianas. ¿Qué funciona bien y qué no? ¿Cómo se puede mejorar? Los nuevos empleados pueden ser un gran recurso en esta etapa, ya que pueden proporcionar una perspectiva diferente y nuevas ideas. También puede hacer un seguimiento de un proceso hasta el usuario final y preguntar si se obtiene el resultado o la experiencia que se busca.   

Hace poco, en nuestro equipo, identificamos un proceso manual y redundante que podía mejorarse. El proceso existente implicaba recibir información de tres equipos diferentes. Cada uno de estos tenía su propio formato de entrega: un equipo enviaría una hoja de cálculo de Excel, otro, un gráfico de Visio y otro, un PDF. Esto significaba que alguien tendría que procesar de forma manual esta información e ingresarla en otro sistema, para que pudiera pasar al siguiente paso del proceso.

Simplemente, habíamos aceptado esto como "la forma en que siempre lo hicimos", hasta que detectamos lo que realmente era: una oportunidad de innovación.

Paso 2. Comuníquese con todos los equipos

La innovación no puede ocurrir en un silo. Es vital que se comunique con todas las personas afectadas y que trabajen en conjunto para intercambiar ideas en busca de soluciones. Este paso ayudará a descubrir el "por qué" del proceso actual, así como los obstáculos que deba abordar. Al involucrar a una amplia variedad de partes interesadas (¡es posible que también desee obtener el patrocinio de los ejecutivos!), puede conseguir el consenso y la aceptación de su iniciativa, lo que es clave si desea que las personas adopten su innovación. Si no involucra a las personas, se enfrentará con una situación difícil cuando tenga que convencerlas para que usen lo que ha desarrollado.

Para nosotros, esto significaba identificar quién participó en cada paso del proceso existente y trabajar de forma constante para construir alineación. En la mayoría de los casos, estas eran personas que nunca habían interactuado antes, por lo que pusimos nuestra atención en ser transparentes y escuchar las perspectivas de todos. Lo que ha sido increíble es ver cómo estos equipos han seguido interactuando y colaborando, incluso después de concluir esta iniciativa de innovación en particular. Si hubiéramos hecho las cosas por nuestra cuenta e implementado una solución dentro de nuestro silo, nos habríamos perdido la oportunidad de desarrollar vínculos y relaciones que nunca se hubieran generado. ¡La colaboración entre equipos es el ingrediente secreto!

Paso 3. Cree un plan e impleméntelo

Una vez que todos hayan acordado un objetivo e identificado cualquier restricción o requisito, es momento de diseñar e implementar su plan. Pero hágalo de una manera simple y que sea flexible.

Para nuestro proyecto, esto significó primero consolidar todos los campos de entradas de las hojas de cálculo, los gráficos de Visio y los archivos PDF en una sola hoja de cálculo. Luego creamos scripts que tomarán los datos de la hoja de cálculo y generarán los archivos y plantillas que necesitamos de forma automática. Por último, dado que la hoja de cálculo ha sido un problema para nuestros usuarios finales, creamos una interfaz del usuario, para que no tengan que interactuar ellos mismos con Excel.

Como resultado de este nuevo flujo de trabajo optimizado, pudimos hacer lo siguiente:

• Tomar un proceso que solía demorar de 5 a 10 días y reducirlo a un día o menos.
• Mejorar la precisión, con una reducción de la duplicación del trabajo de un 60 %.
• Liberar a nuestros ingenieros de múltiples tareas tediosas, para que puedan concentrarse en mejorar.
• Crear un proceso estándar, consistente y reproducible que, a la larga, nos ayude a ser tan flexibles como necesitamos.

Una vez que haya implementado su nueva solución, no deje de informarles a las demás personas acerca de quiénes podrían beneficiarse. Nos comunicamos con un equipo que se estaba preparando para crear un producto nuevo y enfrentaba los mismos problemas que nosotros. Pudimos brindar soporte desde el principio y generar alineación para que pudieran beneficiarse de nuestro trabajo.

Tomar en serio la innovación: Jueves de innovación

Nuestros líderes en Rackspace Technology creen en la importancia de la innovación a nivel de base. Así que dedican un jueves por mes, que se llama "Jueves de innovación", para que los empleados se concentren en sus proyectos de innovación. Se nos recomienda no ocupar nuestra agenda para que podamos tener un tiempo ininterrumpido para ser creativos.

Para prepararnos para el Jueves de innovación de junio, nuestro grupo reunió a un equipo global para un hackatón de 15 horas. Usamos ese tiempo para crear la interfaz del usuario para nuestro proyecto y trabajamos en iteraciones a lo largo del día. Al final de las 15 horas, nos volvimos a reunir para ver la demostración e hicimos un recorrido por la interfaz que habíamos creado juntos. Terminamos el día con una ceremonia de entrega de premios, algunos importantes y otros no tanto.

La mejor parte de esta experiencia fue que, a pesar de que cada persona tiene sus propias áreas de experiencia, en este momento, lo descubrimos juntos. Tenemos que mirarnos de una manera diferente, y evitar buscar en una sola persona todas las respuestas. Colaboramos para entender la situación.

Y al final, trabajamos juntos no solo para innovar y resolver un problema, sino que también creamos un producto y una alineación mejores para la empresa.

Promueva la innovación en su organización

Puede crear un programa de innovación que anime a sus empleados a ser innovadores y que también les brinde soporte con procesos de capacitación e incorporación de ideas, que reconozca los éxitos de la innovación y que haga posible el soporte por parte del liderazgo para las iniciativas de innovación. Escuche directamente a nuestro equipo del Programa de Innovación de RackLabs en su reciente artículo “Los cuatro pilares de un programa exitoso de innovación corporativa".