Rena Ware reduzierte seine Betriebskosten um 40 % durch die Konsolidierung auf Office 365
Wir unterstützten dieses umweltfreundliche Unternehmen für Haushaltswaren bei der Zusammenführung von sieben unterschiedlichen Betriebsmodellen zu einem einzigen.
Branche
Consumer Goods
Herausforderung
Rena Ware operierte in sieben verschiedenen Regionen, wobei sieben verschiedene Prozesse und Systeme eingesetzt wurden, was sich auf die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Kosten auswirkte.
Lösungen Cloud Plattformen Microsoft Office 365Unser Kunde
Rena Ware International, Inc. ist ein Direktvertriebsunternehmen, das sich auf den weltweiten Vertrieb von hochwertigen Kochutensilien, Küchengeräten, Wasserfiltersystemen und anderen Haushaltsprodukten spezialisiert hat. Rena Ware stellt das Thema gesunde Ernährung und Lebensführung in den Vordergrund und bewirbt seine Produkte als Hilfsmittel für einen bewussten Lebensstil.
Das Unternehmen wurde 1941 von Fred Zylstra gegründet und hat seinen Sitz in Bellevue im US-Bundesstaat Washington.
„Rackspace wurde zu einem Teil des Teams. Ich glaube, einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren ist die Eingliederung des Teams in Ihr internes Team. In meinen Meetings mit den Führungskräften bezeichne ich das Rackspace-Team jetzt immer als mein Migrationsteam.“
Folgende Herausforderungen galt es zu bewältigen
Nach Jahren erfolgreicher globaler Expansion und Wachstum ist Rena Ware heute in sieben regionalen Märkten vertreten: Costa Rica, Kolumbien, Peru, El Salvador, Thailand und Nordamerika.
Wie fast jedes Unternehmen hat die globale COVID-19-Pandemie auch den Betrieb von Rena Ware unter Druck gesetzt. Dabei hat die Pandemie den Druck, der durch regionale Unterschiede bei der Zulassung und den betrieblichen Anforderungen entsteht, noch verstärkt. Auch die Auswirkungen der Herausforderungen in den Bereichen Kommunikation und Integration wurden allmählich spürbar. Deshalb war die Führungsspitze von Rena Ware nach dem Ende der globalen Pandemie fest entschlossen, die Abläufe des Unternehmens grundlegend zu verändern und zu optimieren.
„In der Zeit nach der Pandemie wurde uns klar, dass wir unsere Prozesse grundlegend umgestalten mussten“, erläuterte Juan David Gutierrez Delgado, Global IT Director bei Rena Ware. „Als ich dem Unternehmen beitrat, bestand mein Hauptziel darin, die Zusammenarbeit und Integration über alle Märkte hinweg durch eine optimierte Kommunikation und automatisierte Prozesse zu verbessern. Das war der Moment, in dem ich beschloss, dass Microsoft 365 dafür am besten geeignet wäre.“
„Ich denke, der Erfolg dieses Projekts ist darauf zurückzuführen, dass wir es nicht als einmalige Angelegenheit betrachtet haben. Wir verfolgten den Ansatz, ein verlängerter Arm des Teams zu werden. Das war unser Mantra. Ich glaube, das hatte einen positiven Einfluss auf die Art und Weise, wie wir das Projekt durchgeführt haben.“
So haben wir unterstützt
Bei der Ausschreibung fühlte sich Rena Ware von Rackspace Technology aufgrund des direkten Supports und der Qualifikation des Teams angesprochen.
„Mein Budget war genau vorgegeben“, so Gutierrez. „Ich war von Anfang an sehr offen und ehrlich, und ich schätzte die Tatsache, dass Rackspace das verstand und mir Zugang zu den bestmöglichen Ressourcen entsprechend meiner Strategie und den Prioritäten im Rahmen meines Budgets gab.“
Da Gutierrez das Projekt schnell abschließen musste, stützte er sich bei der Umsetzung stark auf das Rackspace-Team. Vor der Zusammenarbeit mit Rackspace plante Gutierrez einen „Big Bang“-Ansatz für die Einführung von Microsoft 365, bei dem alle Regionen gleichzeitig auf das neue System umgestellt werden sollten. Der Nachteil dieser Methode ist, dass es potentiell 24 bis 48 Stunden lang zu Unterbrechungen kommen kann. Im Zuge einer gründlichen Erstbewertung stellte Rackspace fest, dass das Risiko von Ausfallzeiten mit einem anderen Ansatz minimiert werden könnte.
„Da Rena Ware nur wenige IT-Mitarbeiter in sieben verschiedenen Regionen hatte, die sich alle in unterschiedlichen Zeitzonen befanden und alle auf einmal umstellen wollten, schlugen wir stattdessen einen regional gestaffelten Ansatz vor“, erinnert sich Nora Hernandez, Migration Manager bei Rackspace Technology.
Um den Übergang zu erleichtern und weniger Störungen zu verursachen, empfahl Rackspace, das Projekt nach Regionen aufzuteilen, machte aber gleichzeitig deutlich, dass dies die Kosten des Projekts erhöhen würde. „Ich glaube, das hat wirklich geholfen, ein gutes Verhältnis aufzubauen“, sagte Hernandez. „Wir waren von Anfang an ganz offen mit Rena Ware und haben sie über alle Vor- und Nachteile informiert, damit sie die für sie richtige Entscheidung treffen konnten.“
Das haben wir gemeinsam erreicht
Rackspace Technology konnte die einzelnen Regionen reibungslos umstellen, oft sogar während der Mittagspause, ohne dass es die Mitarbeiter überhaupt mitbekamen. Die Migration verlief so reibungslos, dass Gutierrez seinen geplanten Urlaub nach wie vor nehmen konnte. Dadurch blieb seine Work-Life-Balance erhalten, während Rackspace die Migration zu Office 365 durchführte.
Die Migration zu Office 365 hat erstaunliche Ergebnisse ermöglicht. Zusätzlich zu den um 40 % reduzierten monatlichen Kosten konnte Gutierrez die Speicherkapazität seiner SharePoint-Infrastruktur drastisch erhöhen. Und durch den Einsatz von Microsoft Teams für das Projektmanagement konnte die Kommunikation in allen Regionen qualitativ verbessert und erleichtert werden.
„Dies entspricht genau unserem ursprünglichen Ziel, eine benutzerfreundliche und zuverlässige Plattform für E-Mail und Zusammenarbeit zu schaffen“, so Gutierrez. „Unsere Kooperationsfähigkeit hat einen bemerkenswerten Wandel durchgemacht und ist im Vergleich zu noch vor einem Jahr exponentiell ausgebaut worden. Im Vergleich zu vor einem Jahr ist unser Kooperationspotenzial jetzt enorm. Übrigens ist das Projekt noch nicht einmal abgeschlossen, da ich mit Rackspace Technology noch an weiteren Initiativen arbeiten möchte.“
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Wir von Rackspace Technology sind die Experten für Multicloud-Lösungen. Wir erstellen durch die Kombination unserer Expertise mit den weltweit führenden Technologien lückenlose Lösungen und berücksichtigen dabei Anwendungen, Daten und Security. Wir verfügen über eine nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Beratung von Kunden zu ihren individuellen geschäftlichen Herausforderungen. Wir entwerfen, erstellen und verwalten skalierbare Lösungen und optimieren die Rendite mit Blick auf die Zukunft.
Als bahnbrechender globaler Multicloud-Technologieanbieter stellen wir Ihnen die innovativen Fähigkeiten der Cloud zur Verfügung, um Kunden beim Erschließen neuer Umsatzquellen, der Effizienzsteigerung sowie der Schaffung beeindruckender Erlebnisse zu unterstützen. Wir zählen Jahr für Jahr laut Fortune, Forbes und Glassdoor zu den besten Arbeitgebern und fördern erstklassige Talente. So profitieren unsere Kunden von konkurrenzlos guter Expertise. Die Grundlage unseres gesamten Handelns bildet unser unermüdlicher Einsatz für den Erfolg unserer Kunden – unsere Fanatical Experience™. Wir sorgen dafür, dass unsere Kunden schneller und intelligenter arbeiten können und stets einen Schritt voraus bleiben.
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