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So stehen Ihnen veraltete Anwendungen im Weg

In drei Schritten dank Anwendungsmodernisierung Kosten sparen.

Vineet Sawant / Rackspace

Anwendungen sind das technologische Herzstück eines jeden Unternehmens. Von Produktivität und Ressourcenverwaltung bis hin zu Sicherheit und E-Commerce – Anwendungsmodernisierung ist vielleicht enger mit Ihrem geschäftlichen Erfolg bzw. Misserfolg verknüpft als jede andere Komponente Ihres Unternehmens. Sind Ihre Anwendungen hilfreich oder stehen sie Ihnen eher im Weg?

Durch die geschäftliche Integration von künstlicher Intelligenz, Blockchain, Internet der Dinge, Robotik und 3D-Fertigung verändert sich die Arbeitsweise von Unternehmen rasch – und ebenso schnell die Anwendungen, die sie unterstützen. Einige Unternehmen sind jedoch der Ansicht, dass eine zeitgemäße Weiterentwicklung zu teuer ist. Allerdings hat die Vergangenheit gezeigt, dass den Status Quo beizubehalten häufig teurer zu stehen kommt.

Studien haben bewiesen, dass bis zu 80 % des IT-Budgets eines Unternehmens für die Aufrechterhaltung des Infrastrukturbetriebs verwendet wird. In einem Umfeld, in dem IT-Führungskräfte immer mehr zur Ausgabensenkung angehalten werden, können budgetverschlingende veraltete Anwendungen es IT-Teams sehr schwer machen, Innovationen zu tätigen und sich an die neuen Technologien anzupassen, mit denen sich ein Unternehmen von der Konkurrenz abheben kann. Auf lange Sicht gibt man ohne Modernisierung häufig mehr an Betriebskosten für Technologien aus, die einen im Hinblick auf die wichtigsten Initiativen nicht weiterbringen.

Shawn McCarthy, Research Director bei IDC, äußert sich hierzu wie folgt:Beim Ersetzen eines älteren Systems geht es nicht nur um die Hard- und Softwarekosten. Natürlich ist es teuer – aber wenn man sich ansieht, was einen das veraltete System zwei, drei oder vier Jahre später kosten würde, wird klar, dass sich die meisten [Anwendungsmodernisierungsprogramme] in zwei, drei Jahren abzahlen.

Wenn die Unternehmensleitung Einblick in die langfristigen Kosten der Aufrechterhaltung des Status Quo erhält, wird ihr rasch klar, wie wichtig es ist, einen Teil des Budgets für Anwendungsmodernisierungsmaßnahmen zu verwenden. 

Wie macht man also den Anfang und wo ist eine Modernisierung veralteter Anwendungen am sinnvollsten?

Schritt 1: Reifegrad bewerten

Der erste Schritt bei der Anwendungsmodernisierung besteht in der Bewertung des Reifegrads. Hat die IT zuvor bereits ein Anwendungsmodernisierungsprogramm abgeschlossen? Falls ja, wurde es im Laufe der Zeit ordnungsgemäß aufrechterhalten? Wenn Ihr Unternehmen noch nie eine Migration weg von veralteten Systemen durchgeführt hat und sich der Reifegrad im Frühstadium befindet, sollten Sie sie wahrscheinlich auf die „niedrig hängenden Früchte“ konzentrieren.

Mit „niedrig hängenden Früchten“ sind in diesem Zusammenhang in der Regel drei verschiedene Anwendungstypen gemeint:

1. Doppelt vorhandene Anwendungen (d. h. mehrere Instanzen der gleichen Anwendung)
2. Überlappende Anwendungen (verschiedene Anwendungen, die sich mit den gleichen geschäftlichen Funktionen beschäftigen)
3. Nicht wesentliche Anwendungen

Für doppelt vorhandene und überlappende Anwendungen ist der Modernisierungsprozess relativ einfach. Die IT-Teams müssen sich mit den Geschäftsbereichen treffen und eine Lösung vorschlagen – in der Regel die Konsolidierung von Instanzen oder das Entfernen von Duplikaten. Maßgeblich muss hier die IT sein. Die meisten Geschäftsbereiche sperren sich gegen Veränderungen und geben an, dass sie ohne die veraltete Anwendung nicht auskommen oder dass die anderen Anwendungsoptionen nicht ausreichend sind. Die IT muss im Rahmen des Modernisierungsprozesses als Berater und Entscheidungsträger auftreten, da letztlich das IT-Budget für diese Anwendungen herangezogen werden wird. Die Teams müssen mit den bereitgestellten Anwendungen arbeiten.

Die Identifizierung nicht wesentlicher Anwendungen kann sich schwieriger gestalten. Manche Geschäftsbereiche sind der Ansicht, dass die von ihnen genutzten Anwendungen unverzichtbar sind. Ihnen fehlt jedoch der erforderliche Überblick, um zuverlässige Entscheidungen zu unternehmensweiten IT-Lösungen zu treffen. Die beste Möglichkeit, um herauszufinden, ob eine Anwendung wesentlich ist, besteht darin, eine Reihe von Fragen durchzugehen:

  • Was passiert, wenn diese Anwendung ausfällt?
  • Welche wesentlichen geschäftlichen Funktionen unterstützt sie?
  • Was passiert, wenn diese Anwendung eine Stunde, einen Tag oder eine Woche lang nicht verfügbar ist?

Die Antworten auf diese Fragen können IT-Teams dabei helfen, wesentliche Anwendungen zu identifizieren, zu priorisieren und Modernisierungszeitpläne zu entwickeln, die für alle Teams machbar sind.

Schritt 2: Plan erstellen

Nach der Identifizierung davon, welche Anwendungen an dem Modernisierungsprozess beteiligt sein sollen, müssen Sie einen Plan erstellen. Die konkreten Pläne sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, doch es gibt einige allgemeine Richtlinien, denen Sie folgen können.

Zeitpläne sollten möglichst früh in dem Planungsprozess berücksichtigt werden. Wie lange wird es dauern, um neue Anwendungen einsatzbereit zu machen und die Migration von Personen, Prozessen und Daten abzuwickeln? Wer sind die von diesem Prozess betroffenen Teams und Personen?

Einige der wichtigsten Fragen bei der Anwendungsmigration drehen sich wahrscheinlich um Daten – insbesondere bei der Entscheidung, ob Daten migriert, gelöscht oder archiviert werden sollen. IT-Teams müssen dabei u. a. folgende Fragen beantworten:

  • Welche ordnungsrechtlichen Anforderungen gibt es im Zusammenhang mit diesen Daten?
  • Müssen sie eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden?
  • Welche Unternehmensrichtlinien gibt es im Zusammenhang mit diesen Daten?
  • Wofür werden die Daten verwendet?
  • Wer muss darauf zugreifen können?

Auch wenn Sie herausfinden, dass die Daten archiviert werden können, gibt es viele weitere Dinge zu berücksichtigen, etwa ob die Daten zum Benchmarking oder für Berichte gebraucht werden oder wie häufig Mitarbeiter darauf zugreifen müssen.

Datensicherheit sollte stets oberste Priorität haben. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Daten gehackt werden, und fragen Sie sich: Wie würden Hacker sich Zugang zu unseren Daten verschaffen? Wenn Sie es schafften, an Daten zu kommen – welche Daten wären das? Sicherheits- und Compliance-Teams müssen an dieser Phase des Anwendungsmodernisierungsprozesses ebenfalls beteiligt sein.

Schritt 3: Laufende Modernisierung planen

Anwendungsmodernisierung sollte ein kontinuierlicher Prozess sein – eine Art digitale Evolution. Die IT muss die Anwendungen regelmäßig überprüfen und Folgendes berücksichtigen:

  • Wird die richtige Version genutzt?
  • Verfügt das Unternehmen über das richtige Maß an Support?
  • Unterstützen die Anwendungen die Teams auf die richtige Art und Weise?
  • Gibt es dabei Lücken oder Löcher?
  • Gibt es Möglichkeiten zur Automatisierung oder Optimierung?

Jetzt haben Sie das Wichtigste im Rahmen Ihrer Anwendungsmodernisierung abgeschlossen und Ihr IT-Budget wurde möglicherweise um einiges geschmälert. Die Teams sollten jetzt mehr Zeit haben, um sich auf Innovationen zu konzentrieren und neue Technologien zu nutzen. Die IT kann sich wirklich als Partner positionieren und geschäftliche Innovationen voranbringen. Das ist die Geburtsstunde des neuen CIO.

 

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Über den Verfasser

VP of Application ServicesVineet Sawant

Vineet is a seasoned business leader with a career spanning IT strategy, product management, sales & solutioning, and delivery of consulting & outsourced IT services. Vineet has led Applications & Professional Services delivery...

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