6 häufige Hindernisse bei der Implementierung von CPQ-Software und wie Sie sie überwinden können

By rhawthorn -

Das Vertriebsteam Ihres Unternehmens wächst und Sie schreiben schwarze Zahlen. Überall gute Nachrichten, oder? Doch mit dem starken Wachstum geht auch eine erhöhte Komplexität einher – und wenn Ihr CPQ-Prozess (Configure, Price, Quote) nicht mit Ihnen wächst, werden Reibungspunkte eher früher als später ersichtlich. 

Die manuelle Konfiguration eines Angebots für jeden einzelnen Kunden wird Ihr Vertriebsteam überlasten und gegenüber dem Wettbewerb benachteiligen. Ohne die Hilfe von automatisierter Software kann es schwierig (oder sogar unmöglich) sein, Ihren Angebotsprozess zu skalieren. 

Zum Glück gibt es CPQ-Lösungen wie Salesforce CPQ & Billing, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Salesforce CPQ optimiert Ihre Prozesse und beschleunigt Ihren Zyklus vom Angebot bis zur Bezahlung (Quote to Cash – QTC) – die Zeit zwischen dem Moment, in dem ein Kunde ein Angebot von Ihrem Unternehmen anfordert, und dem Moment, in dem er Sie bezahlt. Die CPQ-Software ermöglicht Ihnen die Integration mit anderen internen Systemen, sodass der Kunde stets ein möglichst umfassendes und genaues Angebot erhält.

Auch wenn diese Software die Arbeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter wesentlich erleichtern kann, kann die Implementierung einer neuen Technologielösung einschüchternd sein, sofern sie nicht mit einem Plan angegangen wird. Als Salesforce Platinum Consulting Partner haben wir mit zahlreichen Unternehmen zusammengearbeitet und sie bei der Implementierung von CPQ-Software unterstützt. Wir sind mit häufig auftretenden Hindernisse aus erster Hand vertraut und wissen, wie sie zu beseitigen sind. 

Nachfolgend unsere Tipps zur Bewältigung einiger der häufigsten Herausforderungen bei der CPQ-Implementierung:

1. Verwenden von schlechten Daten

Das Problem: Die Daten in Ihrem CPQ-System müssen aktuell, genau und überprüfbar sein. Ist dies nicht der Fall, könnten die Vorschläge, die Sie Ihren Kunden unterbreiten, überhöhte Preise oder ungenaue Lieferzeiten enthalten. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie manuelle Angebote erstellen oder Ihren CPQ-Prozess automatisieren.

Stellen Sie sich vor, Sie führen zum Jahresende eine Sonderaktion für eines Ihrer Produkte durch. Ohne Aktualisierung Ihrer CPQ-Lösung, die die neuen Preise berücksichtigt, macht Ihr Vertriebsteam den Kunden möglicherweise versehentlich Angebote, die nicht die von Ihnen versprochenen Einsparungen enthalten. Die Folge: Sie enttäuschen Ihre Kunden!

Die Lösung: Richten Sie bei der Implementierung Ihrer CPQ-Software einen klaren Prozess zur Pflege genauer Daten ein und machen Sie die Datenbesitzer für die Aktualisierung ihrer Daten verantwortlich. Sie können beispielsweise festlegen, dass Ihre Produktmanager die Produktdetails jedes Mal aktualisieren, wenn eine neue Version veröffentlicht wird. Gleichzeitig kann das Marketing- oder Vertriebsteam dafür verantwortlich sein, das System mit Aktionspreisen auf dem neuesten Stand zu halten. 

2. Integrationsschwierigkeiten

Das Problem: Wenn Sie Ihre CPQ-Lösung nicht mit anderer wichtiger Software integrieren, laufen Sie Gefahr, dass unvollständige oder nicht aktuelle Daten in verschiedenen Systemen verwendet werden. Dies kann zu allen möglichen Problemen führen – von Kunden, die irreführende Verträge erhalten, bis hin zu ungenauen Kundendaten, die an Stakeholder kommuniziert werden.

Die Lösung: Wenn Sie sich für die Implementierung von CPQ-Software entscheiden, sollten Sie sich überlegen, wie Ihre Datensysteme miteinander kommunizieren werden. Zu Beginn muss Ihr CPQ-System mit Ihrem CRM-System integriert werden. Möglicherweise muss es auch mit Ihrer Produktdatenmanagement-Software, Ihrem Vertragsmanagement oder anderen wichtigen Systemen kommunizieren. 

Wählen Sie eine CPQ-Lösung, die eine benutzerdefinierte Integration oder eine direkt einsetzbare Integration bietet. Wenn Sie mit einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, skizzieren Sie alle wichtigen Plattformen, mit denen Ihr CPQ-System zu Beginn Ihres Projekts kommunizieren muss. Es kann teuer und zeitaufwändig sein, ein Datenintegrationsproblem nachträglich zu beheben. Stellen Sie also von Anfang an die Weichen auf Erfolg. 

3. Zu viel auf einmal angehen

Das Problem: Große Änderungen an Ihrem CPQ-Prozess können für Ihr Team überwältigend sein. Der Wechsel von der Arbeit in einem Tabellenkalkulationssystem oder dem manuellen Ausfüllen von Vorlagen zu einer integrierten CPQ-Software wird den täglichen Arbeitsablauf Ihrer Mitarbeiter verändern. Die Benutzer haben möglicherweise Schwierigkeiten bei der Umstellung, was zu Benutzerfehlern oder insgesamt zu Widerständen bei der Verwendung der Software führt. Wenn Sie Ihren Prozess auf einen Schlag skalieren, kann dies ein kostspieliger Fehler sein, der die langfristige Akzeptanz des Produkts beeinträchtigt. 

Die Lösung: Erwägen Sie ein Vorgehen nach dem Crawl-Walk-Run-Konzept, um Ihre neuen CPQ-Praktiken über mehrere Releases hinweg einzuführen. So wie ein Unternehmen seine Website-Funktionalität im Laufe mehrerer Monate ändern kann, können Sie die Funktionalität Ihrer neuen CPQ-Software in Teilen ausrollen. Beginnen Sie mit den Tools, die einfach zu benutzen sind und den meisten Mitarbeitern zugute kommen. Die Einführung dieser Tools wird zunächst dazu beitragen, positives Feedback in Ihrem Team zu verbreiten und andere Mitglieder des Teams von den bevorstehenden Änderungen zu überzeugen.

4. Die Vorteile Ihrer Software nicht voll ausnutzen

Das Problem: Ihr CPQ-System macht es schwierig, ein Angebot mit einer zusätzlichen Dienstleistung oder einem zusätzlichen Produkt anzupassen? Oder fällt es Ihrem Team schwer, aktuelle Werbeaktionen und neue Produktlinien zu berücksichtigen? Dann kann es sein, dass Sie Ihr Team behindern und sich wertvolle Umsätze entgehen lassen. Einige Unternehmen nutzen die Vorteile ihrer CPQ-Lösung nicht in vollem Umfang – einschließlich der Möglichkeit, Ihr Team von der Software an neue Produkte oder Werbeaktionen erinnern zu lassen

Ohne Erinnerungen müssen Sie möglicherweise später wieder in das System einsteigen und die Preise anpassen, weil Ihr Vertriebsteam beispielsweise vergessen hat, ein notwendiges Add-on zu berücksichtigen. Dies kann Ihren Kunden frustrieren – oder schlimmer noch, ihn dazu bringen, sich anderweitig umzuschauen.

Die Lösung: Ein gutes automatisiertes CPQ-System kann die Benutzer bei jeder Gelegenheit an alle verfügbaren, relevanten Add-ons erinnern. Dies mindert das Risiko, dass den Kunden potenziell nützliche Produkte und Dienstleistungen vorenthalten werden, und sorgt für ein einheitlicheres Kundenerlebnis. 

5. Menschliches Versagen nicht erwarten und sich nicht darauf vorbereiten

Das Problem: In den Standard-CPQ-Prozess können sich unzählige Fehler einschleichen. Ein Vertriebsmitarbeiter könnte vergessen, die notwendigen Versand- oder Lieferkosten anzugeben, oder er könnte ein Produkt auslassen, das vom Installationsteam benötigt wird. Die Erwartung, dass Ihr Vertriebsteam niemals einen Fehler macht, ist einfach nicht realistisch.

Die Lösung: Fehler zu minimieren ist die Aufgabe eines jeden. Zunächst muss Ihr gesamtes Team fortlaufend geschult werden, wobei Ihr Vertriebsteam verstehen sollte, wie Ihre Produkte zueinander in Beziehung stehen. Als Nächstes sollten Sie Ihre CPQ-Lösung so einrichten, dass die Benutzer benachrichtigt werden, wenn sie kritische Informationen auslassen. Schließlich sollten Sie einen Überprüfungsprozess für erforderliche Situationen einführen und die Befehlskette festlegen, die bei einem Fehler zu informieren ist. Beachten Sie, dass manuelle oder komplexe Überprüfungsprozesse Ihren Angebotsprozess verlangsamen können. Reduzieren Sie daher die Anzahl der Überprüfer auf ein Minimum.

6. Verlust des menschlichen Elements der Kommunikation

Das Problem: Kunden, die es gewohnt sind, während des Angebotsprozesses direkt mit einem Verkäufer zu verhandeln, vermissen möglicherweise die Gelegenheit, Dinge zu klären oder spezifische Fragen zu stellen. Während die Automatisierung des Angebotsprozesses bedeutet, dass Kunden schneller ein Angebot in Händen halten, kann es dem Kunden manchmal wie ein „kälterer“ Prozess erscheinen.

Ebenso können Diskussionen, die während der Entwicklung eines Angebots zwischen den Abteilungen stattgefunden haben, nach der Implementierung einer CPQ-Lösung abnehmen. Ohne bewusste Anstrengung kann dies dazu führen, dass sich Teams abschotten und letztlich die Kommunikation und den Datenaustausch einstellen.

Die Lösung: Animieren Sie Ihr Vertriebsteam dazu, nach der Abgabe jedes Angebots bei den Kunden nachzufassen. Ziel ist es, dass Ihre Kunden weiterhin die Möglichkeit haben, bei Bedarf auf ihre Vertriebsmitarbeiter zuzugehen und die menschliche Seite Ihres Unternehmens kennenzulernen. Jeder Vorschlag sollte Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Ihrer Marke enthalten. Außerdem sollte die interne Kommunikation gefördert sowie Strategien und Feedback-Schleifen implementiert werden, damit verschiedene Teams regelmäßig miteinander in Bezug auf neue Kunden, Werbekampagnen und mehr Kontakt aufnehmen können.

Zusammenarbeit mit einem CPQ-Partner für eine nahtlose Implementierung

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihren CPQ-Prozess zu optimieren? Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Umsätze steigen, müssen Sie in der Lage sein, Angebote schneller zu erstellen und Ihren Zyklus vom Angebot bis zur Bezahlung (Quote to Cash – QTC) einheitlicher zu gestalten. Eine CPQ-Software kann Ihren Angebotsprozess revolutionieren, solange Sie die üblichen Herausforderungen bei der CPQ-Implementierung vorhersehen und im Vorfeld Strategien zu deren Bewältigung entwickeln. 

Als Salesforce Platinum Consulting Partner und digitale Agentur kann RelationEdge Sie bei der Implementierung Ihrer neuen CPQ-Lösung unterstützen und diese an die Anforderungen Ihres Unternehmens hinsichtlich Genauigkeit, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit anpassen. Die besten CPQ-Lösungen sind solche, bei denen Kundenbedürfnisse, Effizienz und Transparenz im Vordergrund stehen. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Beratung.